Jakie prezenty urodzinowe podarować pracownikowi? Pomysłów jest z pewnością wiele. Ale czy każdy będzie jednakowo rozpatrywany przez Urząd Skarbowy i ZUS?

Kluczem do rozważań staje się definicja przychodu zawarta w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Zgodnie z nią: „za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty (…), jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Powstaje pytanie, czym jest nieodpłatne świadczenie? Ponieważ przepisy tej kwestii nie precyzują, z pomocą przychodzi słownik języka polskiego PWN. I tak:
•    Świadczenie – „obowiązek wykonania lub przekazania czegoś na czyjąś rzecz” lub  też „to, co jest z tytułu takich zobowiązań wykonywane lub przekazywane”;
•    Nieodpłatny – „niewymagający opłaty”.

Teraz już nie ulega wątpliwości, że prezent urodzinowy w postaci długopisu, bombonierki, kosmetyków itd. jest świadczeniem, w dodatku nieodpłatnym, a zatem jego wartość powinna zostać doliczona do przychodu pracownika, od którego należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS.

A co, jeśli pracownik otrzyma kwiaty? Czy kwiaty można nazwać świadczeniem? Na pewno jest to przekazanie czegoś dla kogoś, ale czy na czyjąś rzecz? Otóż nie. Na rzecz kogoś oznacza „na czyjąś korzyść”, a ta definiowana jest jako „pożytek, zysk”. Kwiat, choć piękny, ma wymiar czysto symboliczny. Może wywołać uśmiech  na twarzy pracownika, ale nie przyniesie mu żadnych korzyści w wymiarze finansowym. Nie jest także trwałym przysporzeniem majątkowym. A to oznacza, że nie stanowi dla obdarowanego przychodu. Prezent w postaci pojedynczego kwiatka lub całego bukietu jest zatem zwolniony z PIT oraz ZUS. Stanowisko to potwierdziła m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30.09. 2008 r., nr IPPB1/415-855/08-2/AM.

Katarzyna Hardek
Specjalista ds. Kadr i Płac

Przedsiębiorcy bardzo często nie zdają sobie sprawy z zakresu obowiązków rozliczania się z organami państwowymi, jak również z obowiązków sprawozdawczych jakie na nich ciążą. Zakres ten może ograniczyć się tylko do rozliczania podatku dochodowego i ZUS, ale nie musi. Dlatego przygotowaliśmy listę najważniejszych podmiotów, z którymi należy się rozliczyć lub wywiązać z obowiązku  sprawozdawczego.

Urząd Skarbowy. Należy do niego odprowadzić do 20 dnia następnego miesiąca zaliczkę na podatek dochodowy CIT i pracowników (PIT). Raz do roku należy złożyć deklarację CIT, zbiorczą deklarację za wszystkich pracowników (PIT-4R), a także przesłać informacje odnośnie przychodów każdego pracownika z osobna (PIT-11, PIT-8C, PIT-8AR). Ponadto, większość przedsiębiorców musi rozliczyć VAT. Deklarację VAT składa się i płaci w odstępach miesięcznych lub kwartalnych. Jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE, to również musi złożyć informację VAT-UE do 15 dnia miesiąca. W niektórych przypadkach można też być zobligowanym do zapłaty innych podatków np. od czynności cywilnoprawnych, podatek u źródła, akcyza.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W momencie rejestracji działalności gospodarczej, należy zgłosić spółkę do ZUS. Deklaracje do ZUS o wysokości odprowadzanych składek należy złożyć do 15 dnia następnego miesiąca. W tym dniu upływa również termin zapłaty składek.

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Obowiązek składania deklaracji do PFRON, jak i wnoszenia opłat, pojawia się w momencie zatrudnienia co najmniej 25 pracowników. Deklaracje składa się co miesiąc oraz jedną zbiorczą raz do roku.

Główny Urząd Statystyczny. W momencie rejestracji spółki, należy ją również zgłosić do GUS, aby uzyskać numer REGON. Ponadto spółki muszą przesyłać elektronicznie sprawozdania do GUS. Urząd poinformuje, które konkretnie należy wypełnić, za jaki okres i do kiedy należy je przesłać. Mniejsze spółki mają do kilku sprawozdań w roku,  jednak wraz ze wzrostem ta liczba rośnie.

Narodowy Bank Polski. NBP zbiera dane niezbędne do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej. Obowiązek sprawozdawczy obejmuje podmioty, u których łączna kwota aktywów i pasywów określonych w formularzach przekracza 10 mln złotych na koniec roku. Niezależnie od tego, sprawozdania muszą przekazywać m.in.:

• Spółki, które osiągają obroty handlowe z zagranicą (min. 3 mln złotych na koniec roku),
• Spółki, które mają długoterminowe kredyty i pożyczki otrzymane od nierezydentów oraz długoterminowe zobowiązania wobec nierezydentów z tytułu leasingu finansowego (min. 3 mln złotych na koniec kwartału),
• Spółki, które mają co najmniej 10 % głosów w spółce zagranicznej, 
• Spółki, które posiadają zagraniczny oddział,
• Spółki, które mają zagranicznego udziałowca posiadającego co najmniej 10% udziałów,
• Spółki, które dokonały emisji papierów wartościowych i emisja ta chociaż w części została objęta przez nierezydenta,
• Oddziały przedsiębiorstw zagranicznych posiadające siedzibę w kraju.
  

Sprawozdania należy przekazywać w formie elektronicznej przez portal sprawozdawczy http://sprawozdawczosc.nbp.pl.

Urząd Marszałkowski. Należy przekazać w formie papierowej dwa sprawozdania do końca marca następnego roku. Pierwsze, to sprawozdanie z korzystania ze środowiska obejmującego wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza, wprowadzanie ścieków do wód lub do ziemi, pobór wód oraz składowanie odpadów. Należy ponadto uiścić opłatę za korzystanie z środowiska, jeżeli jego wysokość wynikająca ze sprawozdania przekracza 800 zł.  Drugie sprawozdanie dotyczy  opłaty produktowej.

Wojewódzki Urząd Pracy. Do końca stycznia następnego roku, firmy wpisane do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia, mają obowiązek przekazać do WUP poprzez portal sprawozdawczy KRAZ, sprawozdanie ze swojej działalności.

Małgorzata Olszewska

Zawieranie i rozwiązywanie umów z członkiem zarządu

Przy zawieraniu i rozwiązywaniu umów z członkiem zarządu należy trzymać się wymogów reprezentacji.

Kto zawiera umowę o pracę z członkiem zarządu?:

• Gdy umowa o pracę zawarta zostaje po powołaniu w skład zarządu:

           - rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (w przypadku
             spółki z o.o.)
           - rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia (w przypadku
             spółki akcyjnej)

• Gdy umowa o pracę zawarta zostaje przed powołaniem w skład zarządu:

            - zarząd lub osoba wskazana w art. 31 § 1 KP (w przypadku spółki z o. o. i spółki akcyjnej)

Kto wypowiada umowę o pracę członkowi zarządu?:

• Gdy wypowiedzenie umowy następuje przed lub jednocześnie z odwołaniem ze składu zarządu:
  

           - rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (w przypadku
             spółki z o.o.)
           - rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia (w przypadku
             spółki akcyjnej)

• Gdy wypowiedzenie umowy następuje po odwołaniu ze składu zarządu:

            - zarząd lub osoba wskazana w art. 31 § 1 KP (w przypadku spółki z o.o. i spółki akcyjnej)


Wynagrodzenie członka zarządu zatrudnionego na umowę o pracę

Wynagrodzenie członka zarządu, z którym podpisana została umowa o pracę musi spełniać wymóg płacy minimalnej oraz respektować przepisy ustawy kominowej (w przypadku spółek, w stosunku do których ma ona zastosowanie). Członek zarządu zatrudniony na umowę o pracę jest z reguły traktowany jako pracownik, który zarządza w imieniu pracodawcy zakładem pracy i podlega regulacjom określonym w KP w stosunku do tej grupy pracowników. W odniesieniu do wynagrodzenia pracownicy ci:

• nie otrzymują dodatków z tytułu pracy w nadgodzinach (chyba, że ciągłe pozostawanie po godzinach wynika z błędnej organizacji pracy niezależnej od tego pracownika),
• nie otrzymują premii i innych świadczeń, przewidzianych w regulaminie wynagradzania lub zakładowym układzie zbiorowym pracy.
  

W spółkach podlegających Ustawie Kominowej:

• osobom wymienionym w ustawie przysługuje wyłącznie wynagrodzenie miesięczne,
• niektórym osobom może być wypłacona także premia roczna oraz niektóre świadczenia dodatkowe,
  
• niedozwolona jest wypłata dla tych osób świadczeń z ZFŚS.
  

Składki ZUS a pełnienie funkcji w zarządzie spółki z o.o. przez pracownika tej spółki

Jeżeli pracownik spółki z o.o. został powołany do pełnienia funkcji członka zarządu tej spółki, ale pełnienie tej funkcji nie odbywa się w ramach stosunku pracy, jaki łączy go ze spółką, oskładkowaniu podlega wyłącznie jego przychód ze stosunku pracy. Pełnienie funkcji członka zarządu spółki na podstawie powołania nie powoduje obowiązku ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych). Nie stanowi też tytułu dla ubezpieczenia zdrowotnego.

Katarzyna Błaszczyk
Specjalista ds. Kadr i Płac

Kiedy można zatrudnić Wspólnika w spółce osobowej?

Kwestia zatrudniania Wspólnika w spółce określona jest w ogólnych regulacjach dotyczących stosunku pracy, ze szczególnym uwzględnieniem art.22 Kodeksu Pracy, który definiuje konstytutywne cechy takiego stosunku. Wydaje się, że szczególnie istotną cechą stosunku pracy w kontekście omawianej problematyki jest wykonywanie pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy. O nawiązaniu stosunku pracy świadczy zatem nie nazwa umowy, ale cel, jaki przyświecał stronom przy jej zawieraniu i zachowanie jej kluczowych elementów.

Pod żadnym pozorem, Wspólnik nie może zawrzeć ze spółką umowy o pracę, na podstawie której będzie prowadził sprawy spółki lub ją reprezentował. Takie zatrudnienie nie może też stanowić wkładu Wspólnika do spółki.

Zasadność zawarcia umowy o pracę ze Wspólnikiem będzie istniała wówczas, gdy praca będzie świadczona w wyraźnym podporządkowaniu pracodawcy, a obowiązki wynikające z zawartej umowy o pracę będą wyraźnie wydzielone od tych, które wynikają z umowy spółki.


Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne Wspólnika zatrudnionego w spółce osobowej

Wspólnik spółki osobowej, zatrudniony w niej w oparciu o umowę o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, podobnie jak inni pracownicy.

Składki ubezpieczeniowe są naliczane przez spółkę od przychodu uzyskanego przez Wspólnika z tytułu stosunku pracy (zgodnie z przepisami o PDOF oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Wspólnik spółki osobowej, z którym została zawarta umowa o pracę, poza składkami wynikającymi z ubezpieczenia pracowniczego, posiada również drugi tytuł do ubezpieczeń, tj. prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej.  Jakim ubezpieczeniom podlega z tego tytułu?

• Ubezpieczenie zdrowotne - OBOWIĄZKOWO
• Ubezpieczenia społeczne:

             - OBOWIĄZKOWO - gdy oskładkowany przychód z umowy o pracę  zawartej ze spółką, w przeliczeniu na okres miesiąca, jest niższy od minimalnego wynagrodzenia za pracę,
             - DOBROWOLNIE - gdy oskładkowany przychód z umowy o pracę  zawartej ze spółką, w przeliczeniu na okres miesiąca, wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę.


Podatek dochodowy a zatrudnienie Wspólnika w spółce osobowej

Należności ze stosunku pracy Wspólnika, będąc wartością własnej pracy podatnika nie są kosztem podatkowym (art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PDOF), a tym samym wynagrodzenie uzyskane w wyniku realizacji umowy o pracę nie jest dla Wspólnika kosztem uzyskania przychodu. Jest natomiast kosztem podatkowym w stosunku do pozostałych wspólników (proporcjonalnie do posiadanych udziałów).

Należy przy tym pamiętać, że wartość własnej pracy Wspólnika mierzona wynagrodzeniem w kwocie brutto łącznie ze składkami na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika-wspólnika nie stanowi kosztu. Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę stanowią koszt dla celów podatkowych u wszystkich wspólników (proporcjonalnie do posiadanych udziałów).

Inne „koszty pracownicze”, takie jak diety z tytułu podróży służbowych czy wydatki na podniesienie kwalifikacji, podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych w pełnej wysokości. Dla Wspólnika stanowią one przychód ze stosunku pracy, który poza pewnymi wyjątkami podlega opodatkowaniu.

Katarzyna Błaszczyk
Specjalista ds. Kadr i Płac

Słowem wstępu

Zleceniobiorca ma prawo przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego pod warunkiem, że ubezpieczenie emerytalne i rentowe jest dla takiej osoby obowiązkowe (art. 11 pkt. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przystąpienie zleceniobiorcy do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego jest podstawowym warunkiem uzyskania prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego, w tym zasiłku chorobowego. Informacje na ten temat można znaleźć w ustawie zasiłkowej (rozdział 2, rozdział 8 – art. 36 ust. 2-4, art. 38 ust. 1, art. 42, 43 i 46 oraz rozdział 9).


Problemy natury praktycznej

• Problem I – miesiące uwzględniane w podstawie wymiaru a tytuł ubezpieczenia

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przychód za okres 12 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła niezdolność do pracy (rozdział 9 ustawy zasiłkowej). Warto podkreślić, że do podstawy wymiaru uwzględnia się przychód uzyskany u płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie którego wystąpiła niezdolność do pracy.

Wątpliwości pojawiają się w sytuacji, gdy dany ubezpieczony posiada ciągłość ubezpieczenia chorobowego u tego samego pracodawcy, ale zmianie ulega tytuł tego ubezpieczenia. Stanowisko ZUS głosi, że wraz ze zmianą tytułu ubezpieczenia, do podstawy wymiaru zasiłku należy wziąć pod uwagę przychód z tych miesięcy, które składały się na ostatni tytuł ubezpieczenia, a ten rozumiany jest jako: „zatrudnienie lub inna działalność, których podjęcie rodzi obowiązek ubezpieczenia chorobowego lub uprawnienie do objęcia tym ubezpieczeniem na zasadach dobrowolności”. Być może w tej definicji należy doszukiwać się wyjaśnienia stanowiska ZUS, bo skoro zatrudnienie rodzi obowiązek ubezpieczenia chorobowego, a podjęcie zlecenia daje taką możliwość na zasadzie dobrowolności, to każda zmiana jednej formy umowy na drugą przerywa obowiązek lub dobrowolność jednego ubezpieczenia chorobowego i daje początek nowemu.

Przykład:
Jan Kowalski wykonywał u płatnika X umowę zlecenie od dnia 30.03.2012 r. do dnia 30.06.2012 r. W tym okresie był zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Od dnia 01.07.2012 r. został zatrudniony na umowę o pracę na czas określony do dnia 31.10.2012 r. Od dnia 01.11.2012 r. zawarto z nim ponownie umowę zlecenie i na jego wniosek zgłoszono go do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Pan Jan Kowalski w lutym 2013 r. dostarczył zwolnienie lekarskie. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku należy uwzględnić przychód uzyskany przez ubezpieczonego w okresie od listopada 2012 do stycznia 2013 r.

• Problem II – ponowne ustalenie podstawy wymiaru zasiłku a tytuł ubezpieczenia

Art. 43 ustawy zasiłkowej wskazuje, iż: „Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe”.

Mimo, iż nie wynika to wprost z artykułu, ZUS stoi na stanowisku, że jeżeli zleceniobiorca stanie się niezdolny do pracy w czasie trwania umowy zlecenia, a między okresami pobierania zasiłku nie było przerwy lub przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe, ale poprzedni zasiłek wypłacany był z innego tytułu ubezpieczenia (np. umowy o pracę) to podstawę wymiaru zasiłku należy ustalić od nowa.

• Problem III – przychód uwzględniany w podstawie wymiaru a dni nieobecności

Art. 50 ustawy zasiłkowej wskazuje, że jeżeli przychód zleceniobiorcy ulegnie zmniejszeniu wskutek niewykonywania zlecenia w okresie pobierania zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego albo odbywania ćwiczeń wojskowych to:

   - wyłącza się przychód za miesiące, w których ubezpieczony wykonywał pracę lub działalność przez mniej niż połowę miesiąca,
    - przyjmuje się przychód za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę miesiąca.

Treść artykułu jest na pozór jasna. Jednakże kilkukrotne telefonowanie do ZUS w tej sprawie, a także pisemna odpowiedź ZUS przekazana nam za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych wskazuje, że artykuł 50 należy także zastosować do osób, które z innych powodów, niż te wymienione w ustawie nie przepracowały pełnego miesiąca (np. w jakimś dniu były nieobecne z własnych powodów, bądź były nieobecne, bo tak wynikało z obowiązującego go grafiku).

Pytanie, dlaczego nie ma o tym wzmianki w ustawie i jak odnosić się do interpretacji ZUS? Zastanawia także fakt, czym jest dla ZUS przepracowanie mniej niż połowy obowiązującego zleceniobiorcę czasu pracy? Jak wiadomo, nie podlega on przepisom Kodeksu Pracy w zakresie czasu pracy.

                                                                         ***

Przedstawione problemy zaczerpnięte z praktyki kadrowo-płacowej pokazują, że ustawa zasiłkowa wykazuje pewne braki, które mogą mieć istotne znaczenie dla rozumienia i obliczania zasiłku chorobowego. Warto zatem prosić ZUS o interpretacje tych przepisów, które są dla nas niejasne. Nawet, jeśli pewne wyjaśnienia ZUS będą nadal budziły wątpliwości (z uwagi na sprzeczność, a raczej wychodzenie ponad przepisy) to przynajmniej pisemna forma tej interpretacji daje nam możliwość wyjaśnienia sposobu naliczania zasiłków w przypadku kontroli.


Jeśli są państwo zainteresowani dalszymi informacjami na ten temat, prosimy o kontakt.


Katarzyna Błaszczyk
Specjalista ds. Kadr i Płac