Czy wydatki ponoszone przez prezesa zarządu w związku ze sprawowaną przez niego funkcją są kosztami dla firmy? Pytanie niby bardzo proste, ale jednak nie do końca, bo w podatkach wszystko „zależy”, a w tym przypadku zależy od kilku rzeczy:

Po pierwsze - co to jest za wydatek. Jeśli jest to hotel w podróży służbowej, to można ten wydatek zaliczyć w koszty. Jeśli jest to zakup prezentu dla kontrahenta, to niestety, takiego wydatku zaliczyć do kosztów nie możemy. Jeśli jest to kolacja z kontrahentem, to pytanie kolejne – pod który urząd skarbowy podlega twoja firma? Bo każdy, ma odmienne zdanie na ten temat, włącznie z tym co było omawiane podczas lunchu czy kolacji.

Po drugie – na jaką umowę jest zatrudniony prezes zarządu. Jeśli jest to umowa o pracę, to wydatki takie jak hotel, diety, telefon komórkowy, paliwo do samochodu służbowego itp. jak najbardziej będą kosztem dla firmy. Jeśli jest na kontrakcie menedżerskim, to w tym przypadku trzeba zgłębić szczegóły umowy łączącej prezesa zarządu z firmą.

Po trzecie – czy prezes zarządu jest jednocześnie udziałowcem w spółce. Jeśli odpowiedź brzmi nie, to analizę możemy zostawić na poziomie punktu pierwszego i drugiego. Jeśli jednak jest jednocześnie udziałowcem w spółce, sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. Wydatków udziałowców zwykle nie można zaliczyć w koszty firmy, dlatego wszelkie koszty prezesa zarządu-udziałowca, które poniósł w związku z wykonywaniem swoich obowiązków, nie będą zaliczone do kosztów podatkowych, ale…

Po czwarte – jeśli prezes zarządu niezatrudniony na umowę o pracę jest jednocześnie udziałowcem, to należy spojrzeć w umowę spółki. Jeśli w umowie zawarto, że  spółka będzie pokrywać wydatki prezesa zarządu w związku z prowadzoną przez niego funkcją, to wtedy będą one kosztem podatkowym. Pamiętajmy jednak, aby dobrze udokumentować zasadność poniesionego wydatku. Chodzi o to, by wyeliminować zarzut, że jest to jednostronne świadczenie na rzecz udziałowca. Dokumentacja takiego wydatku jest niekiedy bardzo utrudniona i nastręcza firmom nie lada kłopotu, ale warto ją zrobić, by uniknąć sporów z Urzędem Skarbowym.

Małgorzata Olszewska

Przedsiębiorcy bardzo często nie zdają sobie sprawy z zakresu obowiązków rozliczania się z organami państwowymi, jak również z obowiązków sprawozdawczych jakie na nich ciążą. Zakres ten może ograniczyć się tylko do rozliczania podatku dochodowego i ZUS, ale nie musi. Dlatego przygotowaliśmy listę najważniejszych podmiotów, z którymi należy się rozliczyć lub wywiązać z obowiązku  sprawozdawczego.

Urząd Skarbowy. Należy do niego odprowadzić do 20 dnia następnego miesiąca zaliczkę na podatek dochodowy CIT i pracowników (PIT). Raz do roku należy złożyć deklarację CIT, zbiorczą deklarację za wszystkich pracowników (PIT-4R), a także przesłać informacje odnośnie przychodów każdego pracownika z osobna (PIT-11, PIT-8C, PIT-8AR). Ponadto, większość przedsiębiorców musi rozliczyć VAT. Deklarację VAT składa się i płaci w odstępach miesięcznych lub kwartalnych. Jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE, to również musi złożyć informację VAT-UE do 15 dnia miesiąca. W niektórych przypadkach można też być zobligowanym do zapłaty innych podatków np. od czynności cywilnoprawnych, podatek u źródła, akcyza.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W momencie rejestracji działalności gospodarczej, należy zgłosić spółkę do ZUS. Deklaracje do ZUS o wysokości odprowadzanych składek należy złożyć do 15 dnia następnego miesiąca. W tym dniu upływa również termin zapłaty składek.

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Obowiązek składania deklaracji do PFRON, jak i wnoszenia opłat, pojawia się w momencie zatrudnienia co najmniej 25 pracowników. Deklaracje składa się co miesiąc oraz jedną zbiorczą raz do roku.

Główny Urząd Statystyczny. W momencie rejestracji spółki, należy ją również zgłosić do GUS, aby uzyskać numer REGON. Ponadto spółki muszą przesyłać elektronicznie sprawozdania do GUS. Urząd poinformuje, które konkretnie należy wypełnić, za jaki okres i do kiedy należy je przesłać. Mniejsze spółki mają do kilku sprawozdań w roku,  jednak wraz ze wzrostem ta liczba rośnie.

Narodowy Bank Polski. NBP zbiera dane niezbędne do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej. Obowiązek sprawozdawczy obejmuje podmioty, u których łączna kwota aktywów i pasywów określonych w formularzach przekracza 10 mln złotych na koniec roku. Niezależnie od tego, sprawozdania muszą przekazywać m.in.:

• Spółki, które osiągają obroty handlowe z zagranicą (min. 3 mln złotych na koniec roku),
• Spółki, które mają długoterminowe kredyty i pożyczki otrzymane od nierezydentów oraz długoterminowe zobowiązania wobec nierezydentów z tytułu leasingu finansowego (min. 3 mln złotych na koniec kwartału),
• Spółki, które mają co najmniej 10 % głosów w spółce zagranicznej, 
• Spółki, które posiadają zagraniczny oddział,
• Spółki, które mają zagranicznego udziałowca posiadającego co najmniej 10% udziałów,
• Spółki, które dokonały emisji papierów wartościowych i emisja ta chociaż w części została objęta przez nierezydenta,
• Oddziały przedsiębiorstw zagranicznych posiadające siedzibę w kraju.
  

Sprawozdania należy przekazywać w formie elektronicznej przez portal sprawozdawczy http://sprawozdawczosc.nbp.pl.

Urząd Marszałkowski. Należy przekazać w formie papierowej dwa sprawozdania do końca marca następnego roku. Pierwsze, to sprawozdanie z korzystania ze środowiska obejmującego wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza, wprowadzanie ścieków do wód lub do ziemi, pobór wód oraz składowanie odpadów. Należy ponadto uiścić opłatę za korzystanie z środowiska, jeżeli jego wysokość wynikająca ze sprawozdania przekracza 800 zł.  Drugie sprawozdanie dotyczy  opłaty produktowej.

Wojewódzki Urząd Pracy. Do końca stycznia następnego roku, firmy wpisane do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia, mają obowiązek przekazać do WUP poprzez portal sprawozdawczy KRAZ, sprawozdanie ze swojej działalności.

Małgorzata Olszewska

 W momencie zakładania działalności gospodarczej, przed każdym staje pytanie, jaką metodę opodatkowania wybrać? Jaką ewidencję muszę do tego prowadzić? Odpowiedź ta zależy od szeregu czynników.

Punktem wyjścia jest pytanie o formę prawną – jeżeli jest to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to spółka będzie opodatkowana podatkiem dochodowym od osób prawnych. Będzie musiała ponadto prowadzić księgi rachunkowe. Jeżeli jednak wybieramy prowadzenie działalności gospodarczej jako osoba fizyczna, mamy kilka opcji do wyboru: karta podatkowa, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, PIT na zasadach ogólnych, PIT liniowy.

Karta podatkowa – to podatek w stałej kwocie. Jego wysokość zależy od miejscowości prowadzenia działalności oraz liczby zatrudnianych pracowników. Im większa miejscowość i im większa liczba pracowników, tym wyższy podatek. Nie składa się żadnych deklaracji, a podatek płaci się co miesiąc do 7-ego dnia miesiąca za miesiąc ubiegły. Jedyna deklaracja, którą należy złożyć, dotyczy odliczonych od podatku składek zdrowotnych (PIT-16A). Forma ta nie wymaga prowadzenia żadnej ewidencji, poza ewidencją pracowników i ich kart wynagrodzeń. Jest to najwygodniejsza opcja z punktu widzenia prowadzącego działalność gospodarczą. Minusem jednak jest to, że może z tej formy skorzystać tylko wąskie grono osób np. świadczących usługi kosmetyczne, fryzjerskie, krawieckie. Ponadto podatek należy uiszczać nawet wtedy, kiedy nie dokonano sprzedaży w danym miesiącu. Można utracić prawo do skorzystania z tej metody, np. w przypadku zbyt wysokiego zatrudnienia.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – podatek płaci się od przychodu, czyli sprzedaży, a także innych kwot otrzymanych, np. odsetki otrzymane od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością. Stawka podatku (20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3%) zależy od rodzaju świadczonych usług. Należy prowadzić ewidencje przychodów, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, pracowników. Minusem jest również ograniczona dostępność do tej formy opodatkowania i zależy od rodzaju świadczonej usługi. Można również utracić prawo do skorzystania z tej formy np. gdy przychody uzyskane w ubiegłym roku z tej działalności, prowadzonej wyłącznie samodzielnie przekroczyły 150.000 euro. Jest dobra opcja dla tych, którzy mają małe koszty (np. brak kosztów pracowniczych). W odróżnieniu od karty podatkowej, niweluje problem nieregularnych przychodów.

PIT na zasadach ogólnych – jest to domyślna forma opodatkowania. Jeśli nie wybierzemy żadnej formy, bądź nie zgłosimy innej odpowiednio wcześniej do Urzędu Skarbowego, to właśnie ona  będzie mieć zastosowanie. Płatna jest od dochodu (przychód - koszt) i wynosi 18% i 32% w zależności od wysokości osiągniętego dochodu (skala podatkowa). W tym przypadku można rozliczać się wraz z małżonkiem i skorzystać z odliczeń od dochodu i podatku. Należy prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, a gdy przychody netto w poprzednim roku wynosiły co najmniej 1.200.000 euro, to księgi rachunkowe. Zaliczki płaci się miesięcznie lub kwartalnie, a podatek ostatecznie rozlicza rocznie. Dobra opcja dla osób, które nie mogą skorzystać z form ryczałtowych, a jednocześnie nie przewidują zbyt wysokich dochodów w danym roku. Minusem jest to, że nie każdy wydatek jest kosztem podatkowym.

PIT liniowy – podatek jest płacony od dochodu (przychód-koszt). Stawka podatku jest stała i wynosi 19%. Nie można rozliczyć się z małżonkiem i skorzystać z wielu odliczeń od podatku czy dochodu. Ewidencje prowadzi się na takiej samej zasadzie jak przy PIT na zasadach ogólnych. Zaliczki płaci się miesięcznie lub kwartalnie, a podatek rozlicza rocznie. Dobra opcja dla osób, które przewidują duże dochody, gdyż stawka podatku jest w stałej wysokości. Tej opcji nie można zastosować gdy świadczymy usługi na rzecz byłych pracodawców w takim samym zakresie jak na umowie o pracę.

Podsumowując, odpowiedź na pytanie, jaką formę opodatkowania zastosować przy prowadzeniu działalności gospodarczej jako osoba fizyczna, znajduje się w Państwa biznes planie. Jeśli zakłada on brak pracowników, praca w znacznej mierze wykonywana samodzielnie, niskie koszty (w stosunku do przychodu) zakupu materiałów i usług, to warto pomyśleć o karcie podatkowej albo ryczałcie od przychodów, o ile ta działalność kwalifikuje się na zastosowanie zryczałtowanych metod. Jeżeli jednak w planie jest ponoszenie znaczących kosztów w stosunku do osiąganych przychodów, to lepiej jest skorzystać z PIT, gdyż podstawa opodatkowania będzie mniejsza. Najlepiej jest przeprowadzić symulację kalkulacji podatku na podstawie zakładanych przychodów i kosztów. Pozwoli to racjonalnie wybrać metodę opodatkowania.

Małgorzata Olszewska

Organy podatkowe przyjmują dwa sprzeczne stanowiska odnośnie daty wykonania usługi refakturowanej: dla VAT- jest to moment faktycznego wykonania usługi; dla CIT- jest to moment wystawienia refaktury.

Właściwy moment określenia momentu wykonania refakturowanej usługi budzi niejednokrotnie wątpliwości podatników, w szczególności, jeśli refaktura jest wystawiana po upływie  dłuższego czasu od daty wykonania pierwotnej usługi. Jednocześnie prawidłowego określenia momentu wykonania refakturowanej usługi jest niezbędne zarówno dla ustalenia momentu powstania przychodu w CIT jak i momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Co ciekawe, stanowisko MF w kwestii ustalenia momentu wykonania usługi prezentowane w wydawanych interpretacjach podatkowych w odniesieniu do CIT jest odmienne od tych, które dotyczą VAT.

VAT

Odnosząc się do refakturowania na gruncie ustawy o VAT, organy stoją na stanowisku, że za moment zakończenia usług należy uznać dzień, w którym usługa ta została wykonana przez pierwotnego usługodawcę. Jak przykładowo uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 5. maja 2010 sygn. IPPP1-443-702/10-2/AS: „Odnosząc się do daty wykonania usługi, w przypadku refakturowania usług, w ocenie tut. organu za dzień wykonania usługi należy niewątpliwie uznać dzień, w którym dana usługa się faktycznie zakończyła. Nie można odmiennie definiować, czy też modyfikować rzeczywistej daty wykonania usługi, z uwagi na fakt, iż będzie ona refakturowana.” Analogiczne stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2011 r. sygn. IBPP3/443-329/11/DG: „(…) za datę wykonania usługi transportowej, odsprzedawanej innemu podmiotowi, nie można uznać daty wystawienia przez Wnioskodawcę tzw. „refaktury” z tego tytułu. Za moment zakończenia usługi, również w przypadku refakturowania usługi transportowej, należy uznać dzień, w którym się ona faktycznie zakończyła”

Zgodnie ze stanowiskiem MF, jeśli wykonanie usługi ma być potwierdzone fakturą, to za datę powstania obowiązku podatkowego uważa się dzień wystawienia refaktury, jeśli ta refaktura została wystawiona w przeciągu 7 dni od dnia wykonania faktycznej usługi. Jeśliby więc refaktura nie została wystawiona  w przeciągu 7 dni od dnia wykonania usługi (chociażby ze względu na późniejsze otrzymanie przez podmiot refakturujący faktury od pierwotnego świadczeniodawcy), to obowiązek podatkowy powinien zostać rozpoznany w 7 dniu po wykonaniu faktycznej usługi, a podmiot refakturujący może liczyć się z konsekwencjami karnoskarbowymi z tytułu wystawienia faktury po terminie.

Na marginesie zaznaczyć należy, że w niektórych, nielicznych interpretacjach MF prezentuje inne stanowisko, tj. uznające za moment wykonania usługi refakturowanej dzień wystawienia refaktury (por. interpretacja Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu  z dnia 7. czerwca 2011, sygn. ILPP2/443-462/11-4/BA)

CIT

Co ciekawe, całkowicie odmienne stanowisko zajmują organy, wydając interpretacje dotyczące ujęcia przychodu z tytułu refaktur w CIT.

Organy podatkowe jednolicie prezentują stanowisko, iż za moment powstania przychodu z tytułu refaktury  należy uznać dzień, w którym została wystawiona refaktura. Jak stwierdził  Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 10. stycznia 2012, sygn. IPTPB3/423-258/11-4/KJ: „W przypadku refakturowania mamy do czynienia z wykonaniem przez refakturującego usługi innej, niż usługa, której refakturowanie dotyczy. Z uwagi, iż podmiot refakturujący jest jedynie pośrednikiem w przekazywaniu opłat pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługi, a rzeczywistym ich odbiorcą, przychód należny z tytułu refakturowania usług powinien być wykazany w dacie wystawienia refaktury.” Takie stanowisko zostało potwierdzone wielokrotnie przez organy podatkowe, np. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacjach z dn. 7. września 2011, sygn. IBPBI/2/423-691/11/BG oraz z dnia 3. lutego 2011, sygn. IBPBI/2/423-300/11/BG.

Niestety, w wydawanych interpretacjach organy nie uzasadniają powyższej tezy. Skoro organy jednoznacznie uznają dzień wystawienia refaktury za dzień powstania przychodu, to w świetle literalnego brzmienia art. 12 ust. 3a ustawy o CIT uznać należy, że przed tym dniem nie mogła zostać wykonana refakturowana usługa. W konsekwencji za moment wykonania usługi, której refakturowanie dotyczy, należałoby uznać dzień wystawienia refaktury (ewentualnie późniejszy).

Przykład 
W dniu 20 sierpnia  2012 r. Spółka A wystawiła fakturę na rzecz B za usługę szkoleniową wykonaną  15 sierpnia 2012 r. Spółka B wystawiła  refakturę na Spółkę C w dniu 2 września 20123r.

Komentarz
Dla celów VAT, zgodnie ze stanowiskami organów podatkowych za dzień wykonania usługi przez Spółkę B należy uznać 15 sierpnia 2012. Skoro Spółka B nie wystawiła w przeciągu 7 dni od daty szkolenia refaktury, to obowiązek podatkowy dla Spółki B powstał 22 sierpnia 2012. Z kolei w odniesieniu do CIT, w świetle stanowiska MF przychód spółki B powstał w dniu wystawienia refaktury 2 września. W konsekwencji za dzień wykonania usługi przez Spółkę B w świetle należy uznać 2 września 2012.

Reasumując, MF przyjmuje dwa sprzeczne stanowiska odnośnie daty wykonania usługi refakturowanej:

• dla VAT- jest to moment faktycznego wykonania usługi
• dla CIT- jest to moment wystawienia refaktury.

Podkreślić należy, że takie rozróżnienie nie znajduje uzasadnienia w treści obu ustaw podatkowych.

                                                                                      ***
W świetle powyższego, jak również uwzględniając możliwość zmiany dotychczasowego podejścia organów podatkowych i przyjęcia jednolitej linii interpretacyjnej, podatnicy, wystawiający znaczne ilości refaktur, powinni rozważyć zabezpieczenie stosowanej metodologii poprzez uzyskanie wiążącej indywidualnej interpretacji Ministra Finansów.

Jeśli są państwo zainteresowani dalszymi informacjami na ten temat, prosimy o kontakt.