Czy wydatki ponoszone przez prezesa zarządu w związku ze sprawowaną przez niego funkcją są kosztami dla firmy? Pytanie niby bardzo proste, ale jednak nie do końca, bo w podatkach wszystko „zależy”, a w tym przypadku zależy od kilku rzeczy:
Po pierwsze - co to jest za wydatek. Jeśli jest to hotel w podróży służbowej, to można ten wydatek zaliczyć w koszty. Jeśli jest to zakup prezentu dla kontrahenta, to niestety, takiego wydatku zaliczyć do kosztów nie możemy. Jeśli jest to kolacja z kontrahentem, to pytanie kolejne – pod który urząd skarbowy podlega twoja firma? Bo każdy, ma odmienne zdanie na ten temat, włącznie z tym co było omawiane podczas lunchu czy kolacji.
Po drugie – na jaką umowę jest zatrudniony prezes zarządu. Jeśli jest to umowa o pracę, to wydatki takie jak hotel, diety, telefon komórkowy, paliwo do samochodu służbowego itp. jak najbardziej będą kosztem dla firmy. Jeśli jest na kontrakcie menedżerskim, to w tym przypadku trzeba zgłębić szczegóły umowy łączącej prezesa zarządu z firmą.
Po trzecie – czy prezes zarządu jest jednocześnie udziałowcem w spółce. Jeśli odpowiedź brzmi nie, to analizę możemy zostawić na poziomie punktu pierwszego i drugiego. Jeśli jednak jest jednocześnie udziałowcem w spółce, sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. Wydatków udziałowców zwykle nie można zaliczyć w koszty firmy, dlatego wszelkie koszty prezesa zarządu-udziałowca, które poniósł w związku z wykonywaniem swoich obowiązków, nie będą zaliczone do kosztów podatkowych, ale…
Po czwarte – jeśli prezes zarządu niezatrudniony na umowę o pracę jest jednocześnie udziałowcem, to należy spojrzeć w umowę spółki. Jeśli w umowie zawarto, że spółka będzie pokrywać wydatki prezesa zarządu w związku z prowadzoną przez niego funkcją, to wtedy będą one kosztem podatkowym. Pamiętajmy jednak, aby dobrze udokumentować zasadność poniesionego wydatku. Chodzi o to, by wyeliminować zarzut, że jest to jednostronne świadczenie na rzecz udziałowca. Dokumentacja takiego wydatku jest niekiedy bardzo utrudniona i nastręcza firmom nie lada kłopotu, ale warto ją zrobić, by uniknąć sporów z Urzędem Skarbowym.
Małgorzata Olszewska
Po pierwsze - co to jest za wydatek. Jeśli jest to hotel w podróży służbowej, to można ten wydatek zaliczyć w koszty. Jeśli jest to zakup prezentu dla kontrahenta, to niestety, takiego wydatku zaliczyć do kosztów nie możemy. Jeśli jest to kolacja z kontrahentem, to pytanie kolejne – pod który urząd skarbowy podlega twoja firma? Bo każdy, ma odmienne zdanie na ten temat, włącznie z tym co było omawiane podczas lunchu czy kolacji.
Po drugie – na jaką umowę jest zatrudniony prezes zarządu. Jeśli jest to umowa o pracę, to wydatki takie jak hotel, diety, telefon komórkowy, paliwo do samochodu służbowego itp. jak najbardziej będą kosztem dla firmy. Jeśli jest na kontrakcie menedżerskim, to w tym przypadku trzeba zgłębić szczegóły umowy łączącej prezesa zarządu z firmą.
Po trzecie – czy prezes zarządu jest jednocześnie udziałowcem w spółce. Jeśli odpowiedź brzmi nie, to analizę możemy zostawić na poziomie punktu pierwszego i drugiego. Jeśli jednak jest jednocześnie udziałowcem w spółce, sprawa jest trochę bardziej skomplikowana. Wydatków udziałowców zwykle nie można zaliczyć w koszty firmy, dlatego wszelkie koszty prezesa zarządu-udziałowca, które poniósł w związku z wykonywaniem swoich obowiązków, nie będą zaliczone do kosztów podatkowych, ale…
Po czwarte – jeśli prezes zarządu niezatrudniony na umowę o pracę jest jednocześnie udziałowcem, to należy spojrzeć w umowę spółki. Jeśli w umowie zawarto, że spółka będzie pokrywać wydatki prezesa zarządu w związku z prowadzoną przez niego funkcją, to wtedy będą one kosztem podatkowym. Pamiętajmy jednak, aby dobrze udokumentować zasadność poniesionego wydatku. Chodzi o to, by wyeliminować zarzut, że jest to jednostronne świadczenie na rzecz udziałowca. Dokumentacja takiego wydatku jest niekiedy bardzo utrudniona i nastręcza firmom nie lada kłopotu, ale warto ją zrobić, by uniknąć sporów z Urzędem Skarbowym.
Małgorzata Olszewska
RSS Feed
