Przedsiębiorcy bardzo często nie zdają sobie sprawy z zakresu obowiązków rozliczania się z organami państwowymi, jak również z obowiązków sprawozdawczych jakie na nich ciążą. Zakres ten może ograniczyć się tylko do rozliczania podatku dochodowego i ZUS, ale nie musi. Dlatego przygotowaliśmy listę najważniejszych podmiotów, z którymi należy się rozliczyć lub wywiązać z obowiązku  sprawozdawczego.

Urząd Skarbowy. Należy do niego odprowadzić do 20 dnia następnego miesiąca zaliczkę na podatek dochodowy CIT i pracowników (PIT). Raz do roku należy złożyć deklarację CIT, zbiorczą deklarację za wszystkich pracowników (PIT-4R), a także przesłać informacje odnośnie przychodów każdego pracownika z osobna (PIT-11, PIT-8C, PIT-8AR). Ponadto, większość przedsiębiorców musi rozliczyć VAT. Deklarację VAT składa się i płaci w odstępach miesięcznych lub kwartalnych. Jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE, to również musi złożyć informację VAT-UE do 15 dnia miesiąca. W niektórych przypadkach można też być zobligowanym do zapłaty innych podatków np. od czynności cywilnoprawnych, podatek u źródła, akcyza.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W momencie rejestracji działalności gospodarczej, należy zgłosić spółkę do ZUS. Deklaracje do ZUS o wysokości odprowadzanych składek należy złożyć do 15 dnia następnego miesiąca. W tym dniu upływa również termin zapłaty składek.

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Obowiązek składania deklaracji do PFRON, jak i wnoszenia opłat, pojawia się w momencie zatrudnienia co najmniej 25 pracowników. Deklaracje składa się co miesiąc oraz jedną zbiorczą raz do roku.

Główny Urząd Statystyczny. W momencie rejestracji spółki, należy ją również zgłosić do GUS, aby uzyskać numer REGON. Ponadto spółki muszą przesyłać elektronicznie sprawozdania do GUS. Urząd poinformuje, które konkretnie należy wypełnić, za jaki okres i do kiedy należy je przesłać. Mniejsze spółki mają do kilku sprawozdań w roku,  jednak wraz ze wzrostem ta liczba rośnie.

Narodowy Bank Polski. NBP zbiera dane niezbędne do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej. Obowiązek sprawozdawczy obejmuje podmioty, u których łączna kwota aktywów i pasywów określonych w formularzach przekracza 10 mln złotych na koniec roku. Niezależnie od tego, sprawozdania muszą przekazywać m.in.:

• Spółki, które osiągają obroty handlowe z zagranicą (min. 3 mln złotych na koniec roku),
• Spółki, które mają długoterminowe kredyty i pożyczki otrzymane od nierezydentów oraz długoterminowe zobowiązania wobec nierezydentów z tytułu leasingu finansowego (min. 3 mln złotych na koniec kwartału),
• Spółki, które mają co najmniej 10 % głosów w spółce zagranicznej, 
• Spółki, które posiadają zagraniczny oddział,
• Spółki, które mają zagranicznego udziałowca posiadającego co najmniej 10% udziałów,
• Spółki, które dokonały emisji papierów wartościowych i emisja ta chociaż w części została objęta przez nierezydenta,
• Oddziały przedsiębiorstw zagranicznych posiadające siedzibę w kraju.
  

Sprawozdania należy przekazywać w formie elektronicznej przez portal sprawozdawczy http://sprawozdawczosc.nbp.pl.

Urząd Marszałkowski. Należy przekazać w formie papierowej dwa sprawozdania do końca marca następnego roku. Pierwsze, to sprawozdanie z korzystania ze środowiska obejmującego wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza, wprowadzanie ścieków do wód lub do ziemi, pobór wód oraz składowanie odpadów. Należy ponadto uiścić opłatę za korzystanie z środowiska, jeżeli jego wysokość wynikająca ze sprawozdania przekracza 800 zł.  Drugie sprawozdanie dotyczy  opłaty produktowej.

Wojewódzki Urząd Pracy. Do końca stycznia następnego roku, firmy wpisane do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia, mają obowiązek przekazać do WUP poprzez portal sprawozdawczy KRAZ, sprawozdanie ze swojej działalności.

Małgorzata Olszewska

Dla wielu podatników, mających otrzymujących i wystawiających miesięcznie po kilka a nawet kilkaset tysięcy faktur papierowych, przechowywanie ich w formie takiej, w jakiej zostały otrzymane, jest zadaniem uciążliwym i kosztownym. Wiele wyroków NSA podziela opinię, że można przechowywać w formie elektronicznej faktury wystawione w formie papierowej (ostatni wyrok z 7 marca 2013 r.). Jest to tzw. mieszany system wysyłania i przechowywania faktur.

Z Dyrektywy 2006/112/WE oraz zmieniającej ją Dyrektywy 2010/45/UE wynika, że przez cały okres przechowywania faktury należy zapewnić jej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie faktury papierowej czy elektronicznej (art. 246 Dyrektywy 112 z póź. zm.). Przepisy dopuściły możliwość wymagania przez państwo członkowskie przechowywania faktur w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polski ustawodawca nie skorzystał jednak z tego wymogu i pominął zwrot "w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione" co pozwala na przyjęcie interpretacji o możliwości elektronicznego przechowywania kopii faktur w oryginale wydrukowanych na papierze. Jak podkreślił NSA w wyroku z 3 listopada 2009 (sygn. akt I FSK 1169/08) przemawiają za taką interpretacją względy celowościowe, ekonomiczne i ekologiczne.

Sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie kopii papierowych faktur sprzedaży w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. Nie ma przeciwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, bez możliwości zmiany treści i z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Oznacza to, że można przechowywać w formie elektronicznej kopie faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących i przesyłać w formie papierowej jedynie oryginały przeznaczone dla kontrahentów Spółki, na których rzecz jest realizowana sprzedaż. Opinia dotycząca przechowywania faktur sprzedaży jest utartą linią orzecznictwa, która pojawia się w wyrokach NSA i WSA (m.in. I FSK 1682/10, I FSK 1574/10, I FSK 1500/10, I FSK 1283/10, I FSK 363/11, I FSK 681/12, III SA/Gl 13/11).

Przechowywanie w analogicznej formie faktur zakupu jest zjawiskiem, które jeszcze nie ma swojego utartej linii orzecznictwa. W polskich przepisach nie ma jako takich przeciwskazań do zastosowania analogicznego systemu, gdyż Rozporządzenie fakturowe (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z póź. zm.) mówi tylko o tym, że otrzymane faktury, w tym duplikaty, należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur (par. 21 ust. 1 i 4 Rozporządzenia fakturowego), czyli wymogi są de facto to same co dla faktur sprzedaży. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 18 grudnia 2012 r. (IPPP2/443-1148/12-3/DG) nie widzi przeciwskazań do skanowania otrzymanych od kontrahentów faktur posiadających stempel z oznaczeniem daty wpływu oraz przechowywania tak zeskanowanych faktur w elektronicznej bazie danych, a następnie utylizowaniu faktury VAT będącej w formie papierowej.

Małgorzata Olszewska

Przedsiębiorcy skarżą się, że urzędy skarbowe traktują fakturę proformę jako normalną fakturę i żądają zapłaty wynikającego z niej podatku VAT. W wyniku czego organy każą zapłacić VAT dwa razy: raz od faktury proforma, a drugi od normalnej faktury dokumentującej sprzedaż.

Dlaczego tak się dzieje?

Faktura proforma funkcjonuje na rynku jako dokument będący ofertą lub po prostu wezwaniem do zapłaty. Nie dokumentuje sprzedaży. Dokumentem stwierdzającym sprzedaż była zwykła faktura.

Od 1 stycznia 2013 r. weszły zmiany w przepisach dotyczących VAT i m.in. zniesiono obowiązek oznaczania zwykłej faktury słowami „FAKTURA VAT”. Oznacza to, że każdy dokument, obojętnie jak go nazwiemy, jeśli spełnia wymogi określone w nowym rozporządzeniu o fakturach (Dz.U. 2012 nr 0 poz. 1428), zostanie przez urząd potraktowany jak normalna faktura VAT. A większość faktur proforma spełnia wymogi nowego rozporządzenia tzn. zawiera kwotę netto, stawkę i kwotę podatku VAT, kwotę brutto.

Ponadto Urzędy powołują się na art. 108 ustawy o VAT, która mówi iż przedsiębiorca, który wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest zobowiązany do jego zapłaty. Dlatego dla urzędu faktura proforma i normalna faktura to dokumenty będące podstawą do zapłacenia VAT.

Jest to bardzo profiskalne podejście urzędu skarbowego. Ponadto opodatkowaniu podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług (art. 5 ustawy o VAT), a faktura proforma nie dokumentuje ani dostawy towaru ani świadczenia usługi. Ponadto takie podejście jest sprzeczne z zasadą neutralności VAT.

Co robić w tej sytuacji?

Przede wszystkim radzę sprawdzić, czy wystawiane przez Państwa faktury pro formy spełniają wymogi rozporządzenia o fakturach. Jeśli tak, można je zmodyfikować usuwając z nich pozycje takie jak: kwota VAT czy stawka VAT. Warto też przejrzeć inne dokumenty wystawiane w firmie, czy przypadkiem też i one nie spełniają przesłanek do uznania ich za fakturę VAT.

Małgorzata Olszewska

Organy podatkowe przyjmują dwa sprzeczne stanowiska odnośnie daty wykonania usługi refakturowanej: dla VAT- jest to moment faktycznego wykonania usługi; dla CIT- jest to moment wystawienia refaktury.

Właściwy moment określenia momentu wykonania refakturowanej usługi budzi niejednokrotnie wątpliwości podatników, w szczególności, jeśli refaktura jest wystawiana po upływie  dłuższego czasu od daty wykonania pierwotnej usługi. Jednocześnie prawidłowego określenia momentu wykonania refakturowanej usługi jest niezbędne zarówno dla ustalenia momentu powstania przychodu w CIT jak i momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Co ciekawe, stanowisko MF w kwestii ustalenia momentu wykonania usługi prezentowane w wydawanych interpretacjach podatkowych w odniesieniu do CIT jest odmienne od tych, które dotyczą VAT.

VAT

Odnosząc się do refakturowania na gruncie ustawy o VAT, organy stoją na stanowisku, że za moment zakończenia usług należy uznać dzień, w którym usługa ta została wykonana przez pierwotnego usługodawcę. Jak przykładowo uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 5. maja 2010 sygn. IPPP1-443-702/10-2/AS: „Odnosząc się do daty wykonania usługi, w przypadku refakturowania usług, w ocenie tut. organu za dzień wykonania usługi należy niewątpliwie uznać dzień, w którym dana usługa się faktycznie zakończyła. Nie można odmiennie definiować, czy też modyfikować rzeczywistej daty wykonania usługi, z uwagi na fakt, iż będzie ona refakturowana.” Analogiczne stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2011 r. sygn. IBPP3/443-329/11/DG: „(…) za datę wykonania usługi transportowej, odsprzedawanej innemu podmiotowi, nie można uznać daty wystawienia przez Wnioskodawcę tzw. „refaktury” z tego tytułu. Za moment zakończenia usługi, również w przypadku refakturowania usługi transportowej, należy uznać dzień, w którym się ona faktycznie zakończyła”

Zgodnie ze stanowiskiem MF, jeśli wykonanie usługi ma być potwierdzone fakturą, to za datę powstania obowiązku podatkowego uważa się dzień wystawienia refaktury, jeśli ta refaktura została wystawiona w przeciągu 7 dni od dnia wykonania faktycznej usługi. Jeśliby więc refaktura nie została wystawiona  w przeciągu 7 dni od dnia wykonania usługi (chociażby ze względu na późniejsze otrzymanie przez podmiot refakturujący faktury od pierwotnego świadczeniodawcy), to obowiązek podatkowy powinien zostać rozpoznany w 7 dniu po wykonaniu faktycznej usługi, a podmiot refakturujący może liczyć się z konsekwencjami karnoskarbowymi z tytułu wystawienia faktury po terminie.

Na marginesie zaznaczyć należy, że w niektórych, nielicznych interpretacjach MF prezentuje inne stanowisko, tj. uznające za moment wykonania usługi refakturowanej dzień wystawienia refaktury (por. interpretacja Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu  z dnia 7. czerwca 2011, sygn. ILPP2/443-462/11-4/BA)

CIT

Co ciekawe, całkowicie odmienne stanowisko zajmują organy, wydając interpretacje dotyczące ujęcia przychodu z tytułu refaktur w CIT.

Organy podatkowe jednolicie prezentują stanowisko, iż za moment powstania przychodu z tytułu refaktury  należy uznać dzień, w którym została wystawiona refaktura. Jak stwierdził  Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 10. stycznia 2012, sygn. IPTPB3/423-258/11-4/KJ: „W przypadku refakturowania mamy do czynienia z wykonaniem przez refakturującego usługi innej, niż usługa, której refakturowanie dotyczy. Z uwagi, iż podmiot refakturujący jest jedynie pośrednikiem w przekazywaniu opłat pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługi, a rzeczywistym ich odbiorcą, przychód należny z tytułu refakturowania usług powinien być wykazany w dacie wystawienia refaktury.” Takie stanowisko zostało potwierdzone wielokrotnie przez organy podatkowe, np. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacjach z dn. 7. września 2011, sygn. IBPBI/2/423-691/11/BG oraz z dnia 3. lutego 2011, sygn. IBPBI/2/423-300/11/BG.

Niestety, w wydawanych interpretacjach organy nie uzasadniają powyższej tezy. Skoro organy jednoznacznie uznają dzień wystawienia refaktury za dzień powstania przychodu, to w świetle literalnego brzmienia art. 12 ust. 3a ustawy o CIT uznać należy, że przed tym dniem nie mogła zostać wykonana refakturowana usługa. W konsekwencji za moment wykonania usługi, której refakturowanie dotyczy, należałoby uznać dzień wystawienia refaktury (ewentualnie późniejszy).

Przykład 
W dniu 20 sierpnia  2012 r. Spółka A wystawiła fakturę na rzecz B za usługę szkoleniową wykonaną  15 sierpnia 2012 r. Spółka B wystawiła  refakturę na Spółkę C w dniu 2 września 20123r.

Komentarz
Dla celów VAT, zgodnie ze stanowiskami organów podatkowych za dzień wykonania usługi przez Spółkę B należy uznać 15 sierpnia 2012. Skoro Spółka B nie wystawiła w przeciągu 7 dni od daty szkolenia refaktury, to obowiązek podatkowy dla Spółki B powstał 22 sierpnia 2012. Z kolei w odniesieniu do CIT, w świetle stanowiska MF przychód spółki B powstał w dniu wystawienia refaktury 2 września. W konsekwencji za dzień wykonania usługi przez Spółkę B w świetle należy uznać 2 września 2012.

Reasumując, MF przyjmuje dwa sprzeczne stanowiska odnośnie daty wykonania usługi refakturowanej:

• dla VAT- jest to moment faktycznego wykonania usługi
• dla CIT- jest to moment wystawienia refaktury.

Podkreślić należy, że takie rozróżnienie nie znajduje uzasadnienia w treści obu ustaw podatkowych.

                                                                                      ***
W świetle powyższego, jak również uwzględniając możliwość zmiany dotychczasowego podejścia organów podatkowych i przyjęcia jednolitej linii interpretacyjnej, podatnicy, wystawiający znaczne ilości refaktur, powinni rozważyć zabezpieczenie stosowanej metodologii poprzez uzyskanie wiążącej indywidualnej interpretacji Ministra Finansów.

Jeśli są państwo zainteresowani dalszymi informacjami na ten temat, prosimy o kontakt.