Dla wielu podatników, mających otrzymujących i wystawiających miesięcznie po kilka a nawet kilkaset tysięcy faktur papierowych, przechowywanie ich w formie takiej, w jakiej zostały otrzymane, jest zadaniem uciążliwym i kosztownym. Wiele wyroków NSA podziela opinię, że można przechowywać w formie elektronicznej faktury wystawione w formie papierowej (ostatni wyrok z 7 marca 2013 r.). Jest to tzw. mieszany system wysyłania i przechowywania faktur.
Z Dyrektywy 2006/112/WE oraz zmieniającej ją Dyrektywy 2010/45/UE wynika, że przez cały okres przechowywania faktury należy zapewnić jej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie faktury papierowej czy elektronicznej (art. 246 Dyrektywy 112 z póź. zm.). Przepisy dopuściły możliwość wymagania przez państwo członkowskie przechowywania faktur w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Polski ustawodawca nie skorzystał jednak z tego wymogu i pominął zwrot "w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione" co pozwala na przyjęcie interpretacji o możliwości elektronicznego przechowywania kopii faktur w oryginale wydrukowanych na papierze. Jak podkreślił NSA w wyroku z 3 listopada 2009 (sygn. akt I FSK 1169/08) przemawiają za taką interpretacją względy celowościowe, ekonomiczne i ekologiczne.
Sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie kopii papierowych faktur sprzedaży w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. Nie ma przeciwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, bez możliwości zmiany treści i z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Oznacza to, że można przechowywać w formie elektronicznej kopie faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących i przesyłać w formie papierowej jedynie oryginały przeznaczone dla kontrahentów Spółki, na których rzecz jest realizowana sprzedaż. Opinia dotycząca przechowywania faktur sprzedaży jest utartą linią orzecznictwa, która pojawia się w wyrokach NSA i WSA (m.in. I FSK 1682/10, I FSK 1574/10, I FSK 1500/10, I FSK 1283/10, I FSK 363/11, I FSK 681/12, III SA/Gl 13/11).
Przechowywanie w analogicznej formie faktur zakupu jest zjawiskiem, które jeszcze nie ma swojego utartej linii orzecznictwa. W polskich przepisach nie ma jako takich przeciwskazań do zastosowania analogicznego systemu, gdyż Rozporządzenie fakturowe (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z póź. zm.) mówi tylko o tym, że otrzymane faktury, w tym duplikaty, należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur (par. 21 ust. 1 i 4 Rozporządzenia fakturowego), czyli wymogi są de facto to same co dla faktur sprzedaży. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 18 grudnia 2012 r. (IPPP2/443-1148/12-3/DG) nie widzi przeciwskazań do skanowania otrzymanych od kontrahentów faktur posiadających stempel z oznaczeniem daty wpływu oraz przechowywania tak zeskanowanych faktur w elektronicznej bazie danych, a następnie utylizowaniu faktury VAT będącej w formie papierowej.
Małgorzata Olszewska
Z Dyrektywy 2006/112/WE oraz zmieniającej ją Dyrektywy 2010/45/UE wynika, że przez cały okres przechowywania faktury należy zapewnić jej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie faktury papierowej czy elektronicznej (art. 246 Dyrektywy 112 z póź. zm.). Przepisy dopuściły możliwość wymagania przez państwo członkowskie przechowywania faktur w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Polski ustawodawca nie skorzystał jednak z tego wymogu i pominął zwrot "w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione" co pozwala na przyjęcie interpretacji o możliwości elektronicznego przechowywania kopii faktur w oryginale wydrukowanych na papierze. Jak podkreślił NSA w wyroku z 3 listopada 2009 (sygn. akt I FSK 1169/08) przemawiają za taką interpretacją względy celowościowe, ekonomiczne i ekologiczne.
Sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie kopii papierowych faktur sprzedaży w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. Nie ma przeciwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, bez możliwości zmiany treści i z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Oznacza to, że można przechowywać w formie elektronicznej kopie faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących i przesyłać w formie papierowej jedynie oryginały przeznaczone dla kontrahentów Spółki, na których rzecz jest realizowana sprzedaż. Opinia dotycząca przechowywania faktur sprzedaży jest utartą linią orzecznictwa, która pojawia się w wyrokach NSA i WSA (m.in. I FSK 1682/10, I FSK 1574/10, I FSK 1500/10, I FSK 1283/10, I FSK 363/11, I FSK 681/12, III SA/Gl 13/11).
Przechowywanie w analogicznej formie faktur zakupu jest zjawiskiem, które jeszcze nie ma swojego utartej linii orzecznictwa. W polskich przepisach nie ma jako takich przeciwskazań do zastosowania analogicznego systemu, gdyż Rozporządzenie fakturowe (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z póź. zm.) mówi tylko o tym, że otrzymane faktury, w tym duplikaty, należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur (par. 21 ust. 1 i 4 Rozporządzenia fakturowego), czyli wymogi są de facto to same co dla faktur sprzedaży. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 18 grudnia 2012 r. (IPPP2/443-1148/12-3/DG) nie widzi przeciwskazań do skanowania otrzymanych od kontrahentów faktur posiadających stempel z oznaczeniem daty wpływu oraz przechowywania tak zeskanowanych faktur w elektronicznej bazie danych, a następnie utylizowaniu faktury VAT będącej w formie papierowej.
Małgorzata Olszewska
RSS Feed
